Grundsätzlich können Freelancer-Verträge auch mündlich abgeschlossen werden. Allerdings sollte aus rechtlicher Sicht bereits vor Beginn des Projektes eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden.
Die bloße mündliche Absprache birgt ein sehr hohes Risiko. Ohne nachweisbare Vereinbarung besteht die Gefahr, dass das Verhältnis zwischen dem Freelancer und dem Auftraggeber als Arbeitsverhältnis eingestuft wird (Scheinselbstständigkeit). Auch kann es bei rein mündlichen Abreden später zu Beweisproblemen im Hinblick auf die vereinbarte Leistung und Vergütungshöhe kommen. Wie so oft gilt, dass Vorsicht besser ist als Nachsicht.
Ein weiterer Vorteil des schriftlichen Vertragsschlusses ist, dass sich in diesem wichtige Kernelemente wie z. B. Nutzungsrechte, Urhebernennung, Verwertungsrechte regeln lassen. Ohne Regelungen hierzu kann es Ihnen passieren, dass Sie die Arbeitsergebnisse nicht oder nur teilweise verwenden können, da die so erworbenen Nutzungsrechte viel zu eng gefasst sind.
Bei einem Freelancer-Vertrag (deutsch: Freier-Mitarbeiter-Vertrag) handelt es sich um einen Vertrag, den ein Unternehmen mit einem freien Mitarbeiter abschließt. Freie Mitarbeiter sind oft hochqualifiziert und in bestimmten Bereichen hochspezialisiert. Als freie Mitarbeiter werden bevorzugt Programmierer, Journalisten, Lektoren, Dozenten, Dolmetscher und Übersetzer gebucht. Kennzeichnend für einen freien Mitarbeiter ist seine persönliche Unabhängigkeit. Freie Mitarbeiter sind in der Gestaltung ihrer Arbeitsbedingungen relativ frei und formal weder in zeitlicher, örtlicher oder fachlicher Hinsicht den Weisungen des Auftraggebers direkt unterworfen. Sie sind gewöhnlich nicht in die Organisationsstruktur des Auftraggebers eingegliedert.
Entscheidend für die Anerkennung der Selbstständigkeit von Freelancern ist, dass sie Aufträge für ein Unternehmen ausführen, nicht jedoch als Arbeitnehmer in das Unternehmen eingegliedert werden. Üblicherweise werden die Leistungen durch freie Mitarbeiter im Rahmen ihrer selbständigen Tätigkeit erbracht.
Ihre Sozialversicherungsbeiträge müssen freie Mitarbeiter selbst tragen. Dem Verhältnis zwischen Auftraggeber und freien Mitarbeitern liegt meist Honorarvertrag, Dienstleistungsvertrag oder Werkvertrag zugrunde, wobei es auch Mischformen geben kann.
Wenn Unternehmen nicht aufpassen, können aus Freelancern schnell so genannte „Scheinselbstständige“ werden. Für Unternehmen können solche Vertragsverhältnisse erhebliche finanzielle Auswirkungen bedeuten, sobald der DRV (Deutsche Rentenversicherung Bund) eine Scheinselbständigkeit feststellt. So müssen z. B. nachträglich Sozialabgaben und Lohnsteuer abgeführt werden. Zudem kann ein Freelancer sich unter Umständen in ein festes (unbefristetes) Beschäftigungsverhältnis einklagen.
Durch diese Verfahren entstehen dem Unternehmen weitere Kosten. Gerade für Startups kann ein weiterer Festangestellter und die mit den Klagen verbundenen Kosten schnell zu massiven finanziellen Problemen führen.Zudem kann es sein, dass auch strafrechtliche Konsequenzen drohen. In Frage kommen hier insbesondere Delikte aus dem Bereich der Schwarzarbeit. Letztendlich hat man als Unternehmer eine sozialversicherungspflichtige Person „beschäftigt”, ohne Arbeitgeberanteile abzuführen.
Nur der Abschluss eines wasserdichten Freelancer-Vertrages ist jedoch nicht ausreichend. Sie müssen das Geschäftsverhältnis zu dem Freelancer auch wie ein solches „leben“ und regelmäßig überprüfen, dass Ihr freier Mitarbeiter noch andere relevante Auftraggeber hat.
Der größte Vorteil freier Mitarbeiter ist, dass diese keine Angestellten des Auftraggebers sind. Die Kosten für den Einsatz eines Freelancers lassen sich daher im Vorhinein gut berechnen. Zudem sind freie Mitarbeiter flexibel einsetzbar, weshalb sie insbesondere bei Personalengpässen besonders attraktiv werden.Ein Freelancer hat keinen Kündigungsschutz, da er in der Regel auftrags- oder projektbezogen im Unternehmen arbeitet. Außerdem kann das Unternehmen die Bedingungen des Freelancer-Vertrages weitaus individueller gestalten als z. B. bei tarifgebundenen Mitarbeitern.
Durch den Einsatz freier Mitarbeiter kann das Wissen der festangestellten Mitarbeiter erweitert und aktualisiert werden. Der Freelancer verfügt in seinem Bereich aufgrund der Spezialisierung über ein hohes Wissen. Hierdurch kann auch von Wissen profitiert werden, das der Freelancer bereits in anderen Projekten gesammelt hat. Ein Freelancer arbeitet aufgrund der kürzeren Einarbeitungszeit häufig effektiver als ein für das Projekt angestellter neuer Mitarbeiter.
Nachteilig ist, dass freie Mitarbeiter dem Unternehmer nur projektbezogen zur Verfügung stehen. Bei Vertragsabschluss ist darüber hinaus nicht immer klar, wie professionell die betreffende Person tatsächlich arbeitet und wie vertrauenswürdig sie ist.
In der Praxis ist vor allem entscheidend, dass eine klare Abgrenzung zur Angestellten-Tätigkeit vorgenommen wird.
Es ist darauf zu achten, dass der Auftragnehmer nicht in eine “arbeitnehmerähnliche” Position gerückt wird. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Freelancer nur ein Unternehmen als Kunden hat. Ist dies der Fall, hat er unter Umständen Anspruch auf bezahlten Urlaub etc.
Zudem muss darauf geachtet werden, dass der Freelancer nicht wirtschaftlich vom Unternehmen abhängig ist. In diesem Zusammenhang spielt z. B. die Höhe des Entgelts in Verbindung mit der Herkunft des Geldes eine Rolle. Entscheidend ist, dass das Unternehmen dem Freelancer weniger als die Hälfte seines Entgelts bezahlt.
Losgelöst von diesen arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekten muss unbedingt geregelt werden, welche Nutzungsrechte Sie als Auftraggeber an den Arbeitsergebnissen des Freelancers erhalten. Wenn Sie nichts dazu regeln, erhalten Sie nur ein absolutes Minimum an Nutzungsrechten. Der Freelancer hätte dann z. B. auch die Möglichkeit, seine Arbeitsergebnisse nochmals zu verwerten, indem er sie an Ihre Konkurrenten „verkauft“.
Wichtig ist auch, dass Sie die Fragen der Bezahlung, Abrechnung und Vergütung regeln. Freelancer können wahlweise auf Stundenbasis oder pauschal für die Erledigung eines Auftrags bezahlt werden. Bei Verträgen mit Freelancern wird im Regelfall auch bei Abrechnungen auf Stundensatzbasis erst bei Erreichen bestimmter Zwischenziele gezahlt bzw. der in Rechnung stellbare Aufwand abgerechnet.
